公司公文是传递政策、沟通信息、规范管理的重要载体，其管理水平直接影响公司的运营效率与决策执行力。为规范公司公文处理工作，确保公文的严肃性、准确性和时效性，提高办公效率和管理水平，建立一套科学、严谨的《公司公文管理制度》至关重要。本制度旨在明确公文处理的各个环节，统一规范，落实责任。下文将呈现三篇不同侧重点与结构的《公司公文管理制度》范文，以供参考应用。
篇一：《公司公文管理制度》
第一章 总则
第一条 目的与依据
为规范公司公文处理工作，提高公文处理的效率和质量，确保公司各项指令、决策的准确传达与高效执行，依据国家相关法律法规及公司《章程》，结合公司实际情况，特制定本制度。
第二条 适用范围
本制度适用于公司总部及下属各分公司、子公司、各部门（以下统称“各单位”）的公文处理工作，包括公文的拟制、审核、签发、传递、承办、归档、销毁等全过程管理。全体员工在处理公务活动中形成的具有法定效力和规范体式的文书，均应遵守本制度。
第三条 基本原则
公文处理工作应遵循以下基本原则：
（一）合法合规原则：公文内容必须符合国家法律法规、政策及公司各项规章制度，不得违背。
（二）准确规范原则：公文内容应情况真实、观点明确、条理清晰、文字精炼、格式规范、标点正确。
（三）及时高效原则：公文流转应迅速、及时，保证信息畅通，提高办理效率，确保工作时效性。
（四）保密安全原则：公文在拟制、传递、使用和保管过程中，必须严格遵守公司保密规定，确保信息安全，防止泄密。
第四条 管理机构
公司办公室是公司公文处理工作的归口管理部门，负责本制度的组织实施、监督检查和修订完善。各单位应指定专人（或兼职文员）负责本单位的公文处理具体工作，并接受公司办公室的业务指导和监督。
第二章 公文种类与格式
第五条 公文种类
公司主要公文种类包括：
（一）决定：适用于对重要事项作出决策和部署、奖惩有关单位及人员、变更或者撤销下级单位不适当的决定事项。
（二）决议：适用于经会议讨论通过的，要求共同执行的重要决策事项。
（三）公告/通告：适用于向内外宣布重要事项或者法定事项。
（四）通知：适用于发布、传达要求下级单位执行和有关单位周知或者办理的事项，批转下级单位的公文，转发上级和不相隶属单位的公文。
（五）通报：适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神或者情况。
（六）报告：适用于向上级单位汇报工作、反映情况、答复上级单位的询问。
（七）请示：适用于向上级单位请求指示、批准。
（八）批复：适用于答复下级单位的请示事项。
（九）函：适用于不相隶属单位之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。
（十）会议纪要：适用于记载、传达会议情况和议定事项。
第六条 公文格式
公司公文统一采用标准格式，一般由文头、正文和文尾三部分组成。
（一）文头部分：
- 公司标志及名称：位于页面顶端居中位置。
- 发文字号：由单位代字、年份和序号组成，如“XX公司办〔XXXX〕XX号”。位于公司名称下方，居中或靠右。
- 签发人：上行文或重要文件需标注签发人姓名，位于发文字号下方。
- 秘密等级和保密期限：对涉密公文，应在首页右上角明确标注“秘密”、“机密”或“绝密”等级及保密期限。
（二）正文部分： - 标题：位于发文字号下方，居中排列，概括公文主要内容。字体通常使用二号方正小标宋简体。
- 主送单位：标题之下，顶格书写，后加冒号。
- 正文：公文的主体，用以阐述具体内容。结构层次序数依次为“一、”、“（一）”、“1.”、“（1）”。字体通常使用三号仿宋_GB2312。
- 附件说明：如有附件，应在正文之后、成文日期之前注明附件的顺序和名称。
（三）文尾部分： - 发文单位署名：位于正文或附件说明下方，右空四字。
- 成文日期：以签发领导批准的日期为准，用中文小写数字书写。
- 印章：发文单位署名和成文日期之上，要求“骑年盖月”，印章端正、清晰，下压署名和成文日期。
第三章 公文处理流程
第七条 发文办理
发文办理主要包括拟稿、核稿、会签、签发、登记、用印、分发等程序。
（一）拟稿：由承办单位或指定人员根据工作需要草拟公文。文稿内容必须事实准确、逻辑严密、表述清晰、符合行文规则。
（二）核稿：
- 部门审核：拟稿人所在部门负责人对文稿的政策性、业务性、文字表述等进行初审。
- 办公室审核：公司办公室对文稿的合规性、体例、格式、行文规则等进行复核。
- 专业审核：涉及法律、财务、人事等专业内容的，需送交相关职能部门审核。
（三）会签：公文内容涉及多个单位的，应由主办单位主动与其他相关单位进行会签。会签单位应明确表示同意、不同意或提出修改意见。
（四）签发：根据公文内容的重要程度和授权范围，由相应级别的公司领导签发。公司级重要文件须由总经理或董事长签发。“请示”类文件必须由单位主要负责人签发。
（五）登记、用印与分发：经签发的公文定稿后，由办公室统一进行编号、登记、加盖公司印章，并根据主送、抄送范围，通过OA系统、邮件或纸质等方式准确、及时地分发出去。
第八条 收文办理
收文办理主要包括签收、登记、拟办、批办、承办、催办、办结等程序。
（一）签收登记：办公室负责统一接收外来文件，进行分类、登记，并填写《收文处理单》，注明来文单位、文号、标题、收文日期等。
（二）拟办：办公室根据来文内容和性质，提出拟办意见，确定主办单位和协办单位，呈报公司领导批示。
（三）批办：公司领导根据拟办意见和文件内容，作出批示，明确承办要求、责任人和办理时限。
（四）承办与传阅：承办单位接到批办文件后，应立即组织办理，并按时向上级汇报办理情况。需多个部门阅知的文件，应通过OA系统或传阅单进行传阅。
（五）催办与反馈：办公室负责对有办理时限要求的文件进行跟踪催办，确保按期完成。承办单位办结后，应将办理结果及时反馈给办公室和批办领导。
第四章 公文归档与销毁
第九条 归档管理
（一）归档范围：凡是反映公司主要职能活动和基本历史面貌，具有查考利用价值的公文，均应归档。主要包括：上级单位下发的需要贯彻执行的重要文件；公司发布的决定、决议、通知等重要文件；重要的报告、请示及批复；会议纪要；对外签订的重要合同、协议；以及其他具有查考价值的文件材料。
（二）归档要求：公文办理完毕后，承办单位应在一个月内将公文正本、定稿、批办单、重要修改稿以及其他相关附件材料一并收集齐全，整理立卷，交由办公室档案管理员归档。归档文件要求齐全、完整、规范。
（三）档案借阅：借阅公司档案须履行严格的审批手续，填写《档案借阅申请单》，经部门负责人和办公室主任批准后方可借阅。涉密档案的借阅权限从严控制。借阅人对档案负有保护和保密责任，不得转借、复制或损毁。
第十条 公文销毁
（一）对于失去查考和存留价值的公文，可按规定程序予以销毁。
（二）公文销毁应由经办人提出申请，填写《文件销毁审批表》，经部门负责人、办公室审核，并报公司主管领导批准后，方可执行。
（三）销毁涉密文件，必须由两人以上共同监督，在指定地点进行，确保彻底销毁，并做好销毁记录。严禁将涉密文件作为废纸出售。
第五章 附则
第十一条 本制度由公司办公室负责解释和修订。
第十二条 本制度自发布之日起施行。以往相关规定与本制度不符的，以本制度为准。
篇二：《公司公文管理制度》
第一部分：总纲
1.1 宗旨
为实现公司内部信息流转的标准化、流程化与高效化，提升决策与执行的协同效率，确保公司政令畅通，特制定本《公司公文管理制度》。本制度旨在构建一个清晰、严谨、权责分明的公文处理体系，为公司规范化管理奠定坚实基础。
1.2 定义
本制度所称“公文”，是指公司在经营管理活动中，为处理公务而制作和使用的，用以传达指令、沟通信息、商洽工作、报告情况、记载和证明事实的各类书面材料，包括但不限于纸质文件和通过公司指定办公系统流转的电子文件。
1.3 适用对象与管理职责
本制度适用于公司全体员工。公司办公室是公文管理的总负责部门，承担制度的制定、培训、监督与优化职责。各部门负责人为本部门公文管理的第一责任人，负责本部门公文的质量把关和流程遵守。
第二部分：公文生命周期管理——以流程为导向
本部分将公文从诞生到消亡的全过程划分为五个核心阶段，并对每个阶段的操作规范、责任主体和质量标准进行详细规定。
2.1 阶段一：公文的拟制与初审
（1）发起与起草：
任何部门或员工因工作需要，均可作为公文发起人。起草公文前，应明确发文目的、主送对象和核心内容。拟稿人需对文稿内容的真实性、准确性、政策依据和数据来源负责。文稿应做到主题鲜明、结构完整、语言通顺、用词恰当。
（2）部门内部审核：
文稿完成后，必须首先提交至拟稿人所在部门的负责人进行审核。部门负责人审核的重点在于：
- 业务逻辑的合理性与可行性；
- 内容是否与部门及公司整体战略目标一致；
- 是否存在事实错误或潜在的业务风险。
部门审核通过后，方可进入下一流转环节。
2.2 阶段二：公文的跨部门会签与专业审核
（1）会签流程：
凡涉及两个或以上部门职责或利益的公文，主办部门必须启动会签流程。会签应遵循“先相关，后决策”的原则，确保所有相关方均有发表意见的机会。会签意见应明确、具体，不得使用“阅”等模糊词语。对于会签中出现的重大分歧，主办部门应主动协调；协调不成的，应将各方意见一并呈报上级裁决。
（22）专业职能审核：
特定类型的公文必须经过相应的职能部门进行前置审核，以控制风险、确保合规。
- 法律合规部审核：所有对外发布的公告、函件，以及涉及合同、权利义务、法律责任的内部文件，必须经法律合规部审核其合法性与合规性。
- 财务管理部审核：所有涉及预算、费用支出、资金使用、成本核算等经济事项的文件，必须经财务管理部审核其财务数据的准确性和预算符合性。
- 人力资源部审核：所有涉及员工招聘、薪酬、绩效、奖惩、岗位变动等内容的文件，必须经人力资源部审核其是否符合公司人事政策和劳动法规。
2.3 阶段三：公文的签发与定稿
（1）签发权限：
公司实行分级授权签发制度。
- A级（最高权限）：涉及公司重大战略、重要人事任免、重大资产处置、对外重要合作等全局性、根本性事项的文件，由董事长或其授权人签发。
- B级（高级权限）：涉及公司年度经营计划、重要规章制度、跨事业部/中心级别的重大业务决策等文件，由总经理签发。
- C级（中级权限）：涉及各部门/中心内部管理、常规业务流程、跨部门协同工作的具体安排等文件，由分管副总经理或中心负责人签发。
- D级（基础权限）：部门内部的工作通知、情况通报等非决策性、告知性文件，由部门负责人签发。
（2）签发流程：
公文经所有审核与会签环节完成后，由拟稿部门提交至具有相应签发权限的领导进行最终审批。签发人对公文的最终内容和发布后果负总责。签发即代表批准，公文正式生效。
2.4 阶段四：公文的制发、传递与执行
（1）编号与用印：
所有经签发的公文，由公司办公室统一进行编号、登记备案。需要加盖公司公章或部门印章的，由办公室或相关部门按《印章管理制度》执行。
（22）分发与传达：
办公室根据公文的“主送”和“抄送”范围，通过公司OA系统进行精准推送。确保文件在规定时间内送达所有相关单位和人员。对于重要文件，可辅以电话、会议等方式进行传达，确保接收方充分理解。
（3）执行与反馈：
收文单位应指定专人负责公文的落实执行。主办单位对公文的执行情况负有跟踪、督办的责任。要求回复或汇报办理情况的公文，承办单位必须在规定时限内以书面形式反馈结果，形成“发文-执行-反馈”的管理闭环。
2.5 阶段五：公文的归档、借阅与销毁
（1）归档立卷：
办理完毕的公文，无论是发文还是收文，其最终稿、所有批示单、办理过程中的重要材料，均应由承办部门整理后，定期移交办公室档案室进行集中归档。电子公文由系统自动归档至电子档案库。
（2）档案利用：
员工因工作需要查阅档案，须通过OA系统提交申请，说明查阅事由和范围，经本人直接上级和档案管理员审批后，方可在指定区域查阅或获得电子副本。涉密档案的查阅权限另行规定。
（3）到期销毁：
办公室根据档案的保管期限规定，定期对过期档案进行鉴定。对确无保存价值的档案，编制销毁清册，报请主管领导批准后，在双人监督下进行物理销毁或数据清除，并签署销毁证明。
第三部分：附则
3.1 责任追究
对于违反本制度规定，导致公文处理出现严重失误、信息泄露或造成公司损失的，公司将依据《员工奖惩管理办法》对相关责任人进行处理。
3.2 解释权
本制度的最终解释权归公司办公室所有。
篇三：《公司公文管理制度》
第一章：指导思想与核心原则——面向数字化与协同办公
1.1 制度目标
本制度旨在适应公司数字化转型战略，以公司统一办公自动化（OA）平台为核心载体，构建一个敏捷、高效、安全、可追溯的现代化电子公文管理体系。目标是实现公文流转无纸化、审批过程在线化、文件存储云端化、信息安全可控化，全面提升跨部门协同效率和管理决策的科学性。
1.2 核心原则
（一）平台唯一原则：公司OA系统是处理、流转和存储公司官方公文的唯一合法平台。严禁使用个人即时通讯工具（如微信、QQ）、个人邮箱等非官方渠道传递涉密或重要的公司公文。
（二）流程驱动原则：所有公文的流转必须基于OA系统中预设的标准化审批流程。流程的设定应基于公文性质和授权体系，确保权责清晰、路径明确。
（三）全程留痕原则：公文从起草、修改、审批、传阅到归档的每一个操作步骤，均由OA系统自动记录，形成不可篡改的操作日志，确保公文处理全过程的可追溯性和审计性。
（四）安全可控原则：通过技术手段和管理规定，对公文的访问、阅读、下载、打印等权限进行精细化控制，确保公司信息资产的安全。
第二章：电子公文的类型与模板化管理
2.1 电子公文分类
公司电子公文主要分为三大类：
（一）决策指令类：如《董事会决议》、《总经理令》、《项目立项决定》等，用于发布重大决策和工作指令。
（二）沟通协调类：如《工作联系函》、《会议通知》、《业务协同请示》等，用于跨部门信息同步与协作请求。
（三）报告信息类：如《月度经营分析报告》、《项目进展报告》、《市场调研通报》等，用于信息汇报与情况分享。
2.2 模板化管理
（一）统一模板库：公司办公室负责在OA系统中创建并维护一套标准化的公文模板库。所有公文的拟制，原则上必须调用系统内的相应模板，以保证格式的统一性和规范性。
（二）动态更新：办公室根据业务发展和管理需要，定期对公文模板进行优化和更新。各部门若有新增模板需求，可向办公室提出申请，经审核后纳入模板库。
第三章：基于OA平台的公文全生命周期数字化管控
3.1 拟稿与发起
员工登录OA系统，在“流程中心”选择相应的公文模板，在线填写内容。系统将自动带入拟稿人信息、部门、日期等。拟稿人完成内容撰写并上传相关附件后，根据公文内容选择预设的审批流程并发起。
3.2 智能审批流转
（一）预设审批路径：OA系统根据公文类型、发起部门、涉及金额等关键要素，自动匹配相应的审批流程。例如，“费用报销请示”会自动流转至部门负责人、财务部、分管领导审批。
（二）在线审批与会签：审批人收到待办提醒后，可随时随地通过电脑或移动端查阅公文内容及附件，并进行在线审批（同意/驳回/转办）。审批意见将实时记录。需要会签的，系统可同时推送给多个会签人，并行处理，提高效率。
（三）催办与超时提醒：对于即将超时的待办事项，系统会自动向审批人发送提醒。发起人也可在线查看流程进度，并对停留时间过长的节点手动发起催办。
3.3 电子签章与发布
（一）电子印章应用：对于需要盖章的公文，在经最终领导审批通过后，系统将自动或由授权管理员调用与实体印章具有同等法律效力的电子印章，加盖在文件的指定位置。
（二）自动化分发：公文一经发布，OA系统将根据其主送、抄送范围，通过系统消息、APP推送等方式，精准分发给相关人员。接收人需在系统中点击“已阅”确认，系统自动记录阅读状态。
3.4 在线执行与协作
（一）任务分解与指派：对于需要执行的公文，收文人可以直接在OA系统内将公文内容转化为具体任务，并指派给相关责任人，设定完成时限。
（二）过程跟踪与反馈：任务执行人可在线汇报任务进度，上传成果文件。公文发起人或管理者可实时查看任务完成情况，实现在线督办和闭环管理。
第四章：数字档案管理与知识沉淀
4.1 自动归档
所有流程走完的公文，系统将自动将其连同所有审批意见、过程附件、操作日志一并归档至公司电子档案中心。档案按预设的分类规则（如按部门、按年份、按公文类型）自动整理存放。
4.2 智能检索
员工可根据被授予的权限，通过关键词、标题、发文日期、文号等多种方式，快速、准确地在电子档案中心检索到所需文件，大大提升信息检索效率。
4.3 知识转化
对于具有普遍指导意义或参考价值的公文，如优秀的报告、解决方案、规章制度等，档案管理员可将其标记为“知识文档”，纳入公司知识库，供全体员工学习和参考，促进隐性知识显性化、个人知识组织化。
第五章：信息安全与权限体系
5.1 角色与权限管理
公司实行基于角色的权限访问控制（RBAC）。不同岗位、不同级别的员工被赋予不同的角色，每个角色对应一套详细的权限配置，包括对各类公文的查看、编辑、下载、打印等权限。权限由办公室和信息技术部共同管理。
5.2 数据安全保障
（一）数据加密：所有在OA系统中存储和传输的公文数据，均采用高强度加密技术，防止数据被非法窃取。
（二）操作审计：系统详细记录所有用户的登录、访问、操作行为，定期生成安全审计报告，以便于发现异常行为和追溯责任。
（三）防泄密措施：对核心涉密文件，可设置禁止打印、禁止复制内容、添加屏幕水印等技术防护措施，最大限度防止信息外泄。
第六章：制度的执行与监督
6.1 培训与支持
公司办公室及信息技术部负责定期对全体员工进行OA系统操作及本制度内容的培训，并提供日常的技术支持和问题解答。
6.2 监督与考核
办公室将定期通过OA后台数据，对各部门公文处理的及时性、规范性进行统计分析，并将考核结果纳入部门及个人的绩效评价体系，以确保本制度的有效落地。
