单位公章是单位权力和信用的象征，具有法律效力。规范公章管理，是维护单位正常经营秩序、防范法律风险的关键。不善管理可能导致合同纠纷、经济损失乃至信誉危机。因此，建立一套严谨、完备的公章管理制度至关重要，旨在明确公章使用流程、落实管理责任。本文将为您呈现三篇不同侧重点的《单位公章管理制度》范文，以供参考。
篇一：《单位公章管理制度》
第一章 总则
第一条 为规范本单位公章、合同专用章、财务专用章、法人章等（以下统称“公章”）的管理与使用，确保公章的权威性和严肃性，维护单位合法权益，防范经营管理风险，根据国家相关法律法规，结合本单位实际情况，特制定本制度。
第二条 本制度所称公章，是指由本单位名称、专用标识等核心元素构成，经法定程序刻制，在对外签署法律文件、重要文书时代表本单位意志的凭证印鉴。
第三条 本制度适用于单位所有部门、全体员工以及涉及公章管理与使用的各项业务活动。所有员工均有遵守本制度和维护公章安全的义务。
第四条 公章管理遵循“集中保管、规范审批、严格登记、专人负责、有据可查”的原则，确保每一次使用都有明确的授权和完整的记录。
第二章 公章的刻制、启用、停用与废止
第五条 公章的刻制
（一）单位公章、法人章由综合管理部（或行政部，下同）根据单位设立或变更的法定文件，向公安机关等主管机构提出刻制申请。
（二）合同专用章、财务专用章以及各部门业务专用章，由需求部门提出书面申请，填写《印章刻制申请表》，详细说明申请刻制印章的名称、用途、使用范围及保管责任人，经部门负责人审核、分管领导审批后，报送至综合管理部。
（三）综合管理部对申请进行复核，确认其必要性与合规性后，报请单位主要负责人（或总经理）最终批准。
（四）经批准后，由综合管理部指派专人到公安机关指定的刻章单位办理刻制事宜。严禁任何部门或个人未经授权擅自刻制公章。
第六条 公章的备案与启用
（一）新刻制的公章，必须在启用前由综合管理部进行统一登记备案。备案信息包括印章名称、印模、刻制日期、启用日期、保管部门、保管责任人等。
（二）综合管理部需将新刻公章的印模样本存档，并以内部通知或公告的形式，向单位各部门正式发布启用通知，明确该印章的法定效力、使用范围和管理规定。
第七条 公章的停用与废止
（一）因单位名称变更、组织架构调整、业务终止或印章磨损、遗失等原因需要停用或更换印章的，由综合管理部或相关部门提出申请，说明原因，履行与刻制印章相同的审批程序。
（二）经批准停用的公章，由综合管理部收回，并妥善保管一段时间（通常为一年以上）以备查证。保管期满后，在至少两名监督人员的见证下进行销毁，并详细记录销毁时间、地点、方式、监销人等信息，形成《印章销毁记录》，存档备查。
（三）对于按规定需上缴至原批准机关的公章，由综合管理部负责办理上缴手续。
第三章 公章的保管
第八条 公章实行集中与分级相结合的保管制度。
（一）单位公章、法人章由综合管理部指定专人（以下称“公章保管员”）负责集中保管。
（二）财务专用章由财务部指定专人保管。
（三）合同专用章及其他业务专用章，根据业务需要，可由综合管理部保管，也可经单位主要负责人批准后，由使用最频繁的业务部门指定专人保管。
（四）公章保管员必须是政治可靠、作风正派、责任心强的正式员工。保管员名单需在综合管理部备案。
第九条 保管要求
（一）所有公章必须存放在带锁的专用文件柜或保险柜内，确保安全。
（二）公章保管员必须严格遵守“人章分离”的原则，即公章与盖章所需的文件、钥匙等分开存放，不得将公章随意放置或交由他人代管。
（三）公章保管员因故长期离岗（如休假、出差、离职等），必须办理公章移交手续。移交时，需填写《印章交接清单》，由交接双方及监交人（通常为部门负责人）共同签字确认。移交清单一式三份，交接双方各执一份，综合管理部存档一份。
（四）严禁公章保管员携带公章离开办公场所，特殊情况确需携带外出的，必须履行严格的审批程序。
第四章 公章的使用管理
第十条 使用范围
（一）单位公章：用于以单位名义上报、下发或对外发送的各类正式文件、报告、证明、信函；签订合同、协议等法律文书；办理工商、税务、银行、社保等政府或金融机构业务；以及其他需以单位名义证明或确认的重大事项。
（二）合同专用章：专门用于签订、变更、解除各类经济合同、协议书等。
（三）财务专用章：专门用于办理银行结算、票据出具、资金往来等财务会计业务。
（四）法人章：主要用于银行账户开立、票据背书、工商登记等需要法定代表人签章确认的特定场合。
（五）其他业务专用章：仅限在其备案的特定业务范围内使用。
第十一条 申请与审批程序
（一）使用公章，必须事先履行申请审批手续。申请人需详细填写《公章使用申请审批表》，内容应包括：申请人及所在部门、申请日期、用印事由、文件名称及份数、用印类型、接收单位等。
（二）审批权限：
- 一般性文件、内部证明、对外联系函等，由申请人所在部门负责人审批。
- 对外发布的公告、通知，以及部门级别的协议、承诺书等，由部门负责人审核后，报分管领导审批。
- 签订合同、协议等重要法律文书：
- 标准格式、金额较低的常规业务合同，由部门负责人审核，报分管业务领导审批。
- 重大合同、非标准格式合同、涉及单位重大利益或高风险的协议，需经法务部门（或法律顾问）审核，分管领导复核后，报单位主要负责人最终批准。
- 涉及资产处置、对外投资、担保、人事任免等重大决策性文件，必须经单位主要负责人或相应决策机构（如董事会）批准。
- 空白介绍信、证明等空白文件严禁盖章。如遇特殊情况，必须获得单位主要负责人的书面特批，并严格控制数量，详细登记领用人及用途，事后及时核销。
第十二条 盖章操作规范
（一）公章保管员在收到经正式审批的《公章使用申请审批表》及待盖章文件后，应认真核对。核对内容包括：审批手续是否完备、审批权限是否合规、申请用印的文件内容与申请表所述是否一致。
（二）确认无误后方可盖章。盖章位置应准确、清晰、端正，骑缝章应均匀覆盖所有页面。
（三）公章保管员有权拒绝为手续不全、内容不符、审批越权或存在明显风险的用印申请盖章，并应及时向其上级领导报告。
（四）公章原则上不得带离单位指定办公场所使用。
第五章 公章外带使用管理
第十三条 公章原则上不允许外带使用。因办理工商年检、银行开户、项目投标等特殊业务，确需将公章带出单位使用的，必须从严控制。
第十四条 外带使用审批程序
（一）申请人需填写《公章外带使用申请审批表》，详细说明外带事由、目的地、使用文件内容、预计归还时间、外带人及同行监督人等。
（二）申请须经部门负责人、分管领导审核，最终报单位主要负责人批准。
（三）经批准后，外带期间必须由至少两人（申请人与监督人）同行，共同负责公章安全。
第十五条 外带使用责任
（一）公章外带期间，外带人与监督人共同承担保管责任。必须确保公章不离视线，不交予无关人员，严禁在非约定业务上使用。
（二）业务办理完毕后，必须立即将公章带回单位，交还公章保管员。保管员检查公章完好无损后，在《公章外带使用申请审批表》上注明归还时间并签字确认，完成闭环管理。
第六章 监督与责任追究
第十六条 综合管理部作为公章管理的监督部门，应定期或不定期对各部门公章的保管和使用情况进行检查，检查内容包括台账登记的规范性、审批流程的合规性、印章的保管状况等，并形成检查报告。
第十七条 违反本制度，出现以下行为之一的，单位将视情节严重程度，对相关责任人予以警告、罚款、降职、直至解除劳动合同等处分；构成犯罪的，依法移送司法机关处理：
（一）未经批准，擅自刻制、使用公章或伪造公章。
（二）超越权限，擅自批准使用公章。
（三）因保管不善，导致公章遗失、被盗或损毁。
（四）违反规定，擅自将公章带出单位或转借他人。
（五）用印申请内容与实际用途严重不符，或在空白文件上盖章。
（六）盗用公章为个人或第三方提供担保、证明，给单位造成损失或不良影响。
第十八条 因违反本制度给单位造成经济损失或名誉损害的，相关责任人除接受行政处分外，还应承担相应的赔偿责任。
第七章 附则
第十九条 本制度由综合管理部负责解释。
第二十条 本制度自发布之日起施行。以往有关规定与本制度不符的，以本制度为准。
篇二：《单位公章管理制度》
核心原则
为确保本单位（以下简称“单位”）各类印章（包括但不限于公章、合同专用章、财务专用章、法人章、电子印章等，下文统称“印章”）的合法、合规、安全使用，特制定本管理制度。本制度的核心原则是：授权明确、流程透明、风险可控、责任到人。所有与印章相关的行为，必须以维护单位的最高利益为根本出发点。
第一部分：印章的分类、权责与生命周期管理
1.1 印章分类与定义
- A类印章（最高权限）： 单位公章、法人章。代表单位最高法人意志，用于最重要的法律文件和行政文书。
- B类印章（专项授权）： 合同专用章、财务专用章。在特定业务领域（合同签订、财务结算）内具有完全法律效力。
- C类印章（部门级/项目级）： 经批准刻制的部门业务专用章、项目专用章等。其效力限定在备案的特定业务和有效期内。
- D类印章（电子形态）： 电子印章。与实体印章具有同等法律效力，用于电子合同、线上审批等数字化业务场景。
1.2 管理权责体系
- 归口管理部门： 办公室（或行政中心）是全单位印章的归口管理部门，负责制度的制定与监督、印章的刻制/废止流程管理、A类印章的集中保管以及对其他印章保管情况的监督检查。
- 保管责任人：
- A类印章：由办公室主任指定一名专职或兼职保管员。
- B类印章：财务专用章由财务总监指定专人保管；合同专用章根据业务量，可由办公室或法务风控部指定专人保管。
- C类印章：由使用部门负责人指定专人保管。
- D类印章：电子印章的管理权限（创建、授权、停用）由信息技术部与办公室共同负责，使用权限通过单位的协同办公系统（OA）进行分配和控制。
- 审批责任人： 各级管理者在其授权范围内，对用印申请的真实性、合规性和必要性负责。
- 使用责任人： 经办人对用印文件的内容准确性、合法性负责，并对用印过程的规范操作负责。
1.3 印章的生命周期管理
- 创建（刻制/生成）：
- 需求发起： 业务部门提交《印章创建申请》，详述印章类型、用途、使用场景、建议的保管部门及责任人。
- 合规性审查： 办公室及法务风控部对申请的必要性和法律风险进行评估。
- 高层审批： 申请需经分管副总经理及总经理审批。
- 执行与备案： 办公室负责实体印章的刻制和公安备案；信息技术部负责电子印章的生成、证书申请与系统部署。所有新印章启用前，必须在办公室进行印模（或数字样本）存档，并全单位公告。
- 停用与销毁：
- 因组织变更、业务停止等原因不再使用的印章，由保管部门或办公室发起《印章停用/销毁申请》。
- 审批流程同创建流程。
- 实体印章由办公室收回，封存至少一年后，在监督下进行物理销毁并记录。电子印章由信息技术部从系统中注销，并保留操作日志。
第二部分：印章使用流程：线上线下协同与风险控制
2.1 标准使用流程（线上申请）
本单位提倡所有用印申请通过OA系统发起，实现流程电子化、过程可追溯。
- 发起申请： 经办人在OA系统中进入“用印申请”模块，填写电子表单。表单字段包括但不限于：文件名称、用印类型（A/B/C/D类）、用印份数、文件核心内容摘要、关联项目/合同编号、对方单位名称。同时，必须上传待用印文件的电子版作为附件。
- 逐级审批： 系统根据预设的审批流，自动将申请推送至相关审批人。
- 部门负责人审批： 审核业务的真实性和文件的初步内容。
- 关联部门会签（如需）： 如涉及财务数据，需财务部会签；涉及法律条款，需法务风控部会签。
- 分管领导审批： 对业务的合规性和重要性进行把关。
- 总经理/总裁审批： 针对A类印章使用或重大合同、投资等事项进行最终决策。
- 用印执行：
- 实体印章： 申请人持打印的、带有审批通过水印或二维码的OA审批单，连同待盖章的纸质文件，前往相应的印章保管处。保管员扫描二维码或核对审批单号，确认系统中的审批状态无误后，方可盖章。
- 电子印章： 审批通过后，系统自动授权经办人或指定人员（如法务）在电子合同平台或OA系统中对锁定的电子文件进行盖章操作。操作过程将被系统自动记录。
- 登记与归档：
- 实体印章： 保管员在《印章使用登记簿》中记录用印信息，并要求用印人在登记簿上签字确认。登记簿信息应与OA系统记录保持一致。
- 电子印章： 系统自动生成详细的用印日志，包括用印人、时间、IP地址、文件哈希值等，永久保存。
- 所有盖章完毕的重要文件，其扫描件或最终电子版应按规定在OA系统或档案管理系统中归档。
2.2 特殊情况处理
- 紧急用印： 遇紧急情况无法通过OA系统正常审批时，可采用线下紧急审批方式。申请人需填写纸质《紧急用印申请表》，通过电话、即时通讯工具等方式获得各级审批人的口头或文字同意（保留截图等证据），并最终获得有权签字人的手写签字批准。事后，必须在24小时内补录OA流程，并将纸质审批单附后。
- 空白文件用印： 绝对禁止在空白纸张、空白合同、空白授权书上盖章。任何形式的空白文件用印申请均不予受理。因办理特定政府事务（如工商、税务）确需提供已盖章的空白格式表格，必须由总经理书面特批，并在申请中明确表格的具体名称和份数，领用人需签署《空白盖章文件使用承诺书》，承诺仅用于特定事宜，并对后续使用承担全部责任。
- 印章外带： 参照篇一第十四、十五条，但审批流程必须通过OA系统发起，且外带申请中必须明确列出将在外使用的所有文件清单。归还后，除了交还印章，还需提交已盖章文件的复印件或扫描件进行核对。
第三部分：监督、审计与问责
3.1 日常监督与定期审计
- 办公室每季度对各印章保管点的《印章使用登记簿》与OA系统记录进行比对检查，核查审批流程的完整性和登记的规范性。
- 内部审计部门每年至少进行一次全面的印章管理专项审计，审计范围覆盖所有类型印章的生命周期管理、使用流程、保管安全及制度执行情况。审计报告将直接提交至管理层和审计委员会。
3.2 印章遗失、被盗的应急预案
- 立即报告： 保管人发现印章遗失或被盗，必须在1小时内向部门负责人和办公室报告。
- 启动调查： 办公室立即组织内部调查，并根据情况决定是否向公安机关报案。
- 公告声明： 为降低风险，单位应立即通过官方网站、合作媒体或在相关业务办理机构发布印章作废声明。
- 责任追究： 待事实查清后，对相关责任人进行严肃处理。
3.3 违规行为与责任追究
任何违反本制度的行为都将被视为严重违纪。
- 程序性违规： 如用印后未及时登记、审批手续不全等，对责任人进行内部通报批评、扣除绩效奖金等处罚。
- 实质性违规： 如未经授权擅自用印、在空白文件上盖章、外带印章用于非授权事务等，一经发现，立即暂停职务，并根据造成或可能造成的损失程度，予以辞退处理。
- 违法犯罪行为： 如伪造印章、盗用印章签订虚假合同进行诈骗等，给单位造成重大损失或触犯刑法的，一律移交司法机关追究其刑事责任，并保留追究其全部经济赔偿的权利。
本制度旨在建立一个严密、高效、透明的印章管理体系，确保每一次钤印都代表单位的真实意志，并经得起任何时间的检验。
篇三：《单位公章管理制度》
第一部分：总纲
1.0 目的与原则
1.1 本制度旨在通过对单位所有印信图章（以下统称“公章”）进行系统化、标准化、流程化的管理，最大限度地规避因公章管理不当而引发的法律、财务及声誉风险。
1.2 本制度奉行“预防为主、过程控制、全程留痕、严肃问责”的管理原则。
2.0 适用范围与定义
2.1 本制度适用于本单位总部及所有下属分支机构、全体员工。
2.2 本制度所定义的公章，包括但不限于：单位行政公章、合同专用章、财务专用章、法定代表人名章、电子印章，以及经单位批准刻制的各类部门业务章、项目章、报关专用章等一切在经济或法律活动中具备凭证效力的印鉴。
3.0 组织与职责
3.1 印章管理委员会： 设立单位印章管理委员会，由总经理担任主任，成员包括分管行政、财务、法务、业务的副总经理及相关部门负责人。委员会负责审议印章管理重大事项、批准特殊用印申请、裁定违规行为处理意见。
3.2 行政管理部： 作为印章管理的执行与监督机构，具体职责包括：
3.2.1 制定和修订印章管理制度。
3.2.2 统一办理所有公章的刻制、备案、更换、销毁手续。
3.2.3 作为行政公章、法定代表人名章的唯一指定保管部门。
3.2.4 监督并定期检查其他公章保管部门的履职情况。
3.2.5 维护《印章信息总台账》。
3.3 各指定保管部门/人员：
3.3.1 财务专用章由财务部保管。
3.3.2 合同专用章由法务部或指定业务中心保管。
3.3.3 其他专用章由其主要使用部门保管。
3.3.4 各保管人是该公章安全的第一责任人，必须严格履行保管和使用登记职责。
第二部分：公章的全生命周期管控细则
4.0 公章的申刻与启用
4.1 申刻流程： 任何部门申刻新公章，均需提交《印章申刻立项报告》，详尽论证其必要性、使用范围、法律效力边界、管理方案及风险预估。报告需经法务部、行政管理部会审，并提交印章管理委员会审批。
4.2 启用规程： 新公章刻制完成后，由行政管理部组织启用仪式，在公证人员或至少三名管理委员会成员见证下，进行首次“开印”，制作标准印模。印模、公章实物照片、审批文件、备案回执等将一同存入《印章信息总台账》的“创始档案”中。同时，向全单位及必要外部合作方发布正式的《公章启用通告》。
5.0 公章的日常保管与交接
5.1 保管设施： 所有公章必须存放于符合安全标准的保险柜中。保险柜密码与钥匙由不同人员分开保管，形成双重制约。保险柜密码需定期更换。
5.2 保管人制度： 实行“正副保管人”制度。每枚公章指定一名正保管人和一名副保管人。正保管人休假或离岗时，必须办理书面交接手续，由副保管人代为履职。严禁将公章交由非指定人员保管。
5.3 交接程序： 任何保管人员的变更（包括长期离岗交接），都必须填写《印章交接清单》，详细核对公章实物、使用登记簿、未尽事宜等。交接双方及部门负责人、行政管理部监交人四方签字确认后，方可生效。
6.0 公章的使用审批权限矩阵
6.1 为实现精细化授权管理，特设《公章使用审批权限矩阵》，该矩阵以表格形式明确各类文件用印所需的最低审批级别。
* 矩阵示例（文字描述）：
* 文件类型： 对外官方函件（非承诺、非权利义务设定类） -> 审批流： 经办人 -> 部门经理
* 文件类型： 员工收入/在职证明 -> 审批流： 经办人 -> 人力资源部经理
* 文件类型： 标准格式业务合同（金额50万以下） -> 审批流： 经办人 -> 部门经理 -> 业务分管副总
* 文件类型： 非标准格式合同/重大合同（金额50万及以上） -> 审批流： 经办人 -> 部门经理 -> 法务部审核 -> 业务分管副总 -> 总经理
* 文件类型： 银行融资、对外担保、资产抵押文件 -> 审批流： 经办人 -> 财务总监 -> 法务总监 -> 总经理 -> 董事会/股东会（如章程规定）
* 文件类型： 以单位名义发布的规章制度、人事任免文件 -> 审批流： 发文部门 -> 总经理
* 使用行政公章（非上述类别）： 视同重大事项，原则上需总经理批准。
6.2 所有审批必须通过OA系统留痕，严禁口头授权。
7.0 公章使用操作与登记规范
7.1 “三核对”原则： 公章保管员在盖章前，必须执行“三核对”：
7.1.1 核对审批单： 确认OA审批流程完整、审批级别符合权限矩阵要求。
7.1.2 核对文件内容： 将待盖章的纸质文件与OA系统中的电子版附件逐页核对，确保内容完全一致，无篡改。
7.1.3 核对盖章份数： 确认盖章份数与申请表一致。
7.2 盖章要求： 印迹必须清晰、完整，准确压盖在签名或日期处。骑缝章需均匀分布在文件所有页面的缝线处。
7.3 详细登记： 每次用印后，保管员必须在《公章使用流水登记簿》中进行详细登记。登记簿为预先编号的、不可拆卸的硬壳本。登记项包括：登记序号、用印日期时间、用印人及部门、审批单号、文件名称、文件编号、发送单位、用印份数、公章类型。用印人需在登记栏内亲笔签名确认。
第三部分：风险控制与责任追究
8.0 特殊风险场景管控
8.1 公章外带： 视为最高风险操作。除需履行总经理特批外，外带申请中必须附带由法务部出具的《公章外带法律风险评估意见书》。外带必须双人同行，并配备带有定位功能的便携式保险盒。归队后，需提交用印过程的影像记录（在允许的情况下）及成果文件，形成完整的闭环证据链。
8.2 公章遗失/被盗： 一旦发生，保管人需在30分钟内报告，单位立即启动一级应急响应。由印章管理委员会牵头，法务部负责立即向所有主要往来单位、银行、政府机构发送书面《公-章作废及风险提示函》，并在省级以上报纸及单位官网发布作废声明。同时，行政管理部向公安机关报案。
9.0 监督与审计
9.1 行政管理部每月对所有公章的使用登记簿进行交叉检查。
9.2 内部审计部每半年进行一次专项审计，审计结果直接向印章管理委员会和董事会审计委员会报告。
9.3 鼓励全员监督，设立违规用印举报渠道，对有效举报给予奖励。
10.0 责任追究
10.1 任何违反本制度的行为，将启动问责程序。问责不仅针对直接责任人，还可能追究其上级管理者的失察责任和审批者的失职责任。
10.2 责任形式包括但不限于：
* 内部处分： 书面警告、记过、降级、撤职。
* 经济处罚： 扣发奖金、罚款、承担单位因此遭受的全部经济损失。
* 解除合同： 对于严重违规或造成重大损失的，立即解除劳动合同。
* 移送法办： 涉嫌伪造、变造、盗用公章等犯罪行为的，坚决移送司法机关处理。
第四部分：附则
11.0 制度的解释与修订
11.1 本制度由单位印章管理委员会负责最终解释。
11.2 本制度将根据国家法律法规变化及单位管理需要，由行政管理部适时提出修订建议，报印章管理委员会批准后生效。
