档案是信息资源的重要组成部分，是各项事业发展的真实记录和宝贵财富。《档案管理制度细则》的制定，旨在规范档案管理工作，确保档案的真实、完整、安全和有效利用，提升管理效能。这对于维护历史真实面貌、传承文化、支持决策、保障权益具有至关重要的意义。《档案管理制度细则》的目的是建立科学、规范、高效的档案工作秩序。本文将呈现几篇不同侧重点的《档案管理制度细则》范文，以供参考。
篇一：《档案管理制度细则》
第一章 总则
第一条 为加强本单位档案管理工作，有效保护和利用档案，充分发挥档案在各项工作中的作用，根据国家有关法律法规，结合本单位实际，制定本细则。
第二条 本细则所称档案，是指本单位在各项业务活动、行政管理及其他活动中直接形成的，对国家、社会和本单位具有保存价值的各种文字、图表、声像、电子等不同形式的历史记录。
第三条 档案工作实行统一领导、分级管理的原则，保证档案的完整、准确、系统、安全和有效利用。各部门应高度重视档案工作，将其纳入工作计划和考核内容。
第四条 档案管理工作的基本任务是：
（一）贯彻执行国家关于档案工作的法律、法规和方针政策。
（二）建立健全本单位档案管理的各项规章制度，并监督执行。
（三）统一管理本单位各类档案，确保档案实体和信息的安全。
（四）负责档案的收集、整理、分类、编目、鉴定、保管、统计和利用工作。
（五）推进档案信息化建设，实现档案管理的现代化和规范化。
（六）开展档案宣传、培训和业务指导工作。
第五条 本单位所有部门和员工均有依照本细则规定，保护档案、移交档案和协助档案管理工作的义务。
第二章 档案管理机构与职责
第六条 本单位设立档案管理部门（或指定专职/兼职档案管理员），全面负责本单位的档案管理工作。档案管理部门（人员）的隶属关系及编制由本单位根据实际情况确定。
第七条 档案管理部门（人员）的主要职责：
（一）组织实施本细则，并对本单位各部门的档案工作进行指导、监督和检查。
（二）制定档案工作计划和发展规划，并组织实施。
（三）负责本单位各类档案的接收、征集、整理、分类、编目、数字化、统计、鉴定、保管、利用、销毁等工作。
（四）管理档案库房，确保档案实体安全，包括防火、防盗、防潮、防虫、防光、防磁、防高温等。
（五）负责档案信息系统的建设、维护和管理，确保档案信息安全。
（六）提供档案查询、借阅服务，开展档案信息资源的开发和利用。
（七）组织档案业务培训，提高全员档案意识和业务水平。
（八）定期对档案工作进行总结和报告。
第八条 各业务部门的档案工作职责：
（一）指定兼职档案员，负责本部门文件材料的形成、积累、初步整理和定期向档案管理部门移交。
（二）确保本部门形成的应归档文件材料齐全、完整、准确、规范。
（三）协助档案管理部门进行档案的鉴定和利用工作。
（四）接受档案管理部门的业务指导和监督检查。
第九条 兼职档案员的主要职责：
（一）负责本部门文件材料的收集、登记、保管，防止遗失和损坏。
（二）按照归档要求对文件材料进行初步整理，编制移交清册。
（三）按期向档案管理部门移交档案，并办理交接手续。
（四）协助部门领导和同事利用本部门移交前的档案。
（五）参与档案管理部门组织的业务学习和培训。
第三章 档案的收集与归档
第十条 归档范围：凡是反映本单位主要职能活动和基本历史面貌的，具有查考利用价值的各种载体的文件材料，均属归档范围。主要包括：
（一）党群工作类：党组织、工会、共青团等工作中形成的文件材料。
（二）行政管理类：机构设置、人事任免、规章制度、会议记录、工作计划总结、统计报表、审计报告、法律事务、对外联络、接待、基建、资产管理等文件材料。
（三）业务活动类：在核心业务活动中形成的各类合同、协议、方案、报告、图纸、数据、纪要、函电、技术文件、项目文件、产品文件、客户资料、市场营销文件等。
（四）科研技术类：科研课题立项、研究、实验、鉴定、评审、成果、专利、标准等文件材料。
（五）声像电子类：公务活动中形成的有保存价值的照片、录音、录像、光盘、以及重要的电子文件、数据库等。
（六）实物类：具有历史意义和纪念价值的奖杯、奖牌、锦旗、证书、印章、礼品等。
（七）其他具有保存价值的文件材料。
第十一条 归档要求：
（一）文件材料形成部门应保证归档文件材料的齐全、完整、准确、系统。禁止随意抽存、涂改、伪造、损毁应归档文件。
（二）归档的文件材料必须是原件，特殊情况可以是有效的复印件或复制件，但需注明原因。
（三）文件材料的载体和书写材料应符合耐久性要求。
（四）电子文件归档应同时归档其元数据，并确保其真实性、完整性、可用性和安全性。
（五）照片、录音、录像等声像档案应附有详细的文字说明。
第十二条 归档时间：
（一）各部门形成的业务文件材料，一般应在次年上半年内完成整理并向档案管理部门移交。
（二）项目档案应在项目完成后或阶段性完成后及时归档。
（三）外聘人员或临时机构在其工作结束前，必须将其形成的应归档文件材料整理移交。
（四）人员调动、离职、退休时，必须将其经办或保管的应归档文件材料清理移交，否则不予办理相关手续。
第十三条 归档程序：
（一）文件形成部门的兼职档案员负责收集本部门日常工作中形成的文件材料。
（二）对收集的文件材料进行初步分类、排序、编号，剔除重复、无效及无保存价值的材料。
（三）填写文件移交清单，一式两份，连同整理好的文件材料一同报送档案管理部门。
（四）档案管理部门对移交的文件材料进行检查验收，确认符合归档要求后，双方在移交清单上签字确认，各执一份存档。不符合要求的，应退回原部门重新整理。
第四章 档案的整理与保管
第十四条 档案整理应遵循文件材料的形成规律和有机联系，保持文件之间的历史联系，便于保管和利用。
（一）分类：根据本单位档案分类方案，对档案进行科学分类。
（二）排序：同一类目内的文件，根据事由、时间等因素进行系统排序。
（三）编号：对文件进行唯一性编号。
（四）编目：编制档案目录，包括案卷目录、卷内文件目录等，实现对档案内容的揭示。
（五）技术处理：对破损、褪变档案进行修复和复制。对特殊载体档案采取相应的保护措施。
第十五条 档案库房管理：
（一）档案库房是档案保管重地，应达到“八防”要求：防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防光、防高温、防尘。
（二）库房内应配备温湿度计、空调、除湿机、灭火器、防盗报警等设施设备，并定期检查维护。
（三）库房内严禁存放易燃、易爆、腐蚀性物品及与档案无关的物品。严禁在库内吸烟、用火。
（四）非档案管理人员未经许可不得进入库房。进入库房人员须履行登记手续。
（五）定期对库房进行清洁和消毒，保持库房环境整洁。
（六）建立档案库房安全应急预案，定期组织演练。
第十六条 档案保管期限：档案保管期限根据其价值划分为永久、长期（三十年）、短期（十年）。具体期限划分标准依据国家有关规定和本单位实际情况制定。
第十七条 电子档案管理：
（一）电子档案应采用符合国家标准的格式进行存储。
（二）建立电子档案备份制度，定期对电子档案数据进行备份，并异地存放。
（三）对电子档案系统进行严格的权限管理，确保信息安全。
（四）定期对电子档案及其载体进行检测，发现问题及时采取迁移、转换等措施。
第五章 档案的鉴定与销毁
第十八条 档案鉴定工作由档案管理部门组织，会同相关业务部门成立档案鉴定小组共同进行。鉴定工作应定期开展。
第十九条 档案鉴定的主要内容是确定档案的保管期限和是否继续保管。对已到期或失去保存价值的档案，可以进行销毁处理。
第二十条 档案销毁程序：
（一）档案管理部门对拟销毁档案编制销毁清册，详细记录档案的名称、文号、数量、形成时间、原保管期限等信息。
（二）销毁清册报请档案鉴定小组审核，并经单位负责人批准。
（三）销毁档案时，应有两人以上监销，确保档案不泄密、不流失。
（四）销毁后，监销人应在销毁清册上签字确认，销毁清册永久保存。
（五）禁止任何部门和个人擅自销毁档案。
第六章 档案的利用与保密
第二十一条 档案管理部门应积极开展档案信息资源的开发利用工作，为本单位各项工作提供服务。
（一）提供档案查询、阅览、复制等服务。
（二）根据需要编纂档案参考资料、专题汇编等。
（三）利用档案举办展览、宣传活动。
第二十二条 档案利用手续：
（一）本单位员工因工作需要利用档案，应填写《档案利用申请表》，经部门负责人批准后，由档案管理部门提供。
（二）外单位人员或个人需要利用本单位已开放档案，须持有效证件和介绍信，经单位负责人批准后，方可查阅。
（三）利用档案应在指定地点进行，不得擅自涂改、圈点、污损、抽取、调换档案。
（四）复制档案需经档案管理部门同意，并按规定收费。
（五）借阅的档案应按期归还，如有特殊情况需延期，应办理续借手续。
第二十三条 涉密档案管理：
（一）涉密档案的利用必须严格遵守国家保密法律法规和本单位保密制度。
（二）查阅、复制涉密档案须经单位保密委员会或主管领导批准，并履行严格的登记手续。
（三）涉密档案不得擅自携带出境，不得在非保密场所阅处。
（四）涉密电子档案的管理和利用，应符合国家有关电子文件保密管理的要求。
第二十四条 档案管理人员和档案利用者必须严格遵守保密纪律，不得泄露档案中涉及的国家秘密、商业秘密和个人隐私。
第七章 档案信息化建设
第二十五条 积极推进档案信息化建设，运用现代信息技术管理档案。
（一）建立和完善档案管理信息系统，实现档案目录检索、全文检索、在线利用等功能。
（二）对具有长远保存价值的纸质档案进行数字化扫描，形成数字副本。
（三）加强电子文件的规范化管理，确保电子文件的真实性、完整性、可用性和安全性。
（四）档案信息系统应与本单位其他办公自动化系统、业务系统相衔接，实现信息共享。
第二十六条 加强档案信息系统的安全管理，防止病毒入侵、黑客攻击和数据泄露。定期进行系统维护和数据备份。
第八章 奖励与惩罚
第二十七条 对在档案工作中做出显著成绩的部门和个人，本单位将给予表彰和奖励。
第二十八条 对违反本细则，造成档案损毁、丢失、泄密等严重后果的，将视情节轻重，对相关责任人给予批评教育、行政处分，构成犯罪的，依法追究刑事责任。
第九章 附则
第二十九条 本细则由本单位档案管理部门负责解释。
第三十条 本细则未尽事宜，参照国家和上级主管部门有关档案管理的规定执行。
第三十一条 本细则自发布之日起施行。
篇二：《档案管理制度细则》
第一部分：总纲
1.1 目的与依据
为规范本机构档案管理，确保档案的真实性、完整性、安全性及有效利用，依据国家档案法律法规及相关行业标准，结合本机构运营特点，特制定本细则。本细则是本机构档案工作的基本准则，全体员工及相关方均需遵照执行。
1.2 适用范围
本细则适用于本机构在其所有活动中直接形成的、具有保存价值的各种载体（纸质、声像、电子、实物等）的档案管理全过程，包括档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、利用、移交和销毁等环节。
1.3 基本原则
档案工作遵循“统一领导、分级负责、集中管理、规范运作、确保安全、便捷利用”的原则。强调档案工作的科学化、规范化、制度化和信息化。
1.4 档案价值
档案是本机构发展历程的真实记录，是知识资产的重要组成部分，是决策支持、责任追溯、权益维护、文化传承的重要依据。
第二部分：组织保障与职责划分
2.1 档案管理领导小组
本机构成立档案管理领导小组，由机构主要负责人担任组长，相关分管领导及部门负责人为成员。领导小组负责审议档案工作规划、重要制度，协调解决档案工作中的重大问题，监督档案工作的开展。
2.2 档案管理执行部门
设立专门的档案管理部门（或指定综合管理部门内设档案管理岗），作为本机构档案工作的常设执行机构。其主要职责包括：
2.2.1 贯彻执行国家档案法规政策及本机构档案管理制度。
2.2.2 编制并实施年度档案工作计划和中长期发展规划。
2.2.3 统一接收、征集、整理、分类、编目、保管本机构各类档案。
2.2.4 负责档案库房及设施设备的日常管理与维护，确保档案实体安全。
2.2.5 推进档案信息化建设，负责档案管理系统及数字档案资源的管理与维护。
2.2.6 组织开展档案的鉴定、统计、保密和销毁工作。
2.2.7 提供档案信息咨询和利用服务，开发档案信息资源。
2.2.8 对各部门档案工作进行业务指导、培训、监督和考核。
2.2.9 定期向档案管理领导小组汇报工作。
2.3 各业务部门/项目组职责
各业务部门及项目组是文件材料的产生源头，对其形成的具有归档价值的文件材料负有收集、初步整理和及时移交的责任。
2.3.1 各部门应指定一名兼职档案联络员，负责本部门文件材料的日常积累、保管，并与档案管理执行部门对接。
2.3.2 确保本部门产生的应归档文件材料齐全、完整、准确，书写、印制规范，载体符合耐久性要求。
2.3.3 按照档案管理执行部门的要求，对文件材料进行预立卷或初步整理，编制移交目录。
2.3.4 严格执行归档时限要求，按时向档案管理执行部门移交档案。
2.3.5 配合档案管理执行部门进行档案鉴定、利用等工作。
2.4 员工档案意识与责任
全体员工应增强档案意识，在日常工作中注意文件材料的规范形成和妥善保管，积极配合档案归档工作。人员离岗（调动、离职、退休）前，必须清退所有借阅档案，并将其经手形成的应归档文件材料移交完毕，方可办理相关手续。
第三部分：档案业务流程规范
3.1 文件材料的形成与积累
3.1.1 文件制发应符合公文处理规范，确保文件要素齐全，签批手续完整。
3.1.2 重要的会议、活动应形成完整的记录材料（如会议纪要、签到表、照片、录音录像等）。
3.1.3 项目文件应随项目进展同步形成、积累和管理。
3.1.4 电子文件的形成应符合相关标准，保证其真实性、完整性和可用性，元数据应同步生成。
3.2 档案的收集与归档
3.2.1 归档范围界定：档案管理执行部门应会同各业务部门，依据国家规定和本机构实际，编制详细的《文件材料归档范围和档案保管期限表》，明确各类文件材料的归档范围及保管期限（永久、长期、短期）。
3.2.2 归档时间：
– 年度形成的文书档案、业务档案等，一般于次年第一季度内完成归档。
– 项目档案在项目结束或通过验收后一个月内归档。
– 会计档案按照会计法规要求定期归档。
– 特殊形成的档案，应及时归档。
3.2.3 归档质量要求：
– 归档文件材料必须是原件，内容真实、完整、字迹清晰、图样准确。
– 纸质文件应使用耐久性好的纸张和书写材料。
– 声像、电子档案应保证载体质量和信息可读性，并附有必要的说明。
3.2.4 归档程序：
– 文件形成部门兼职档案联络员负责收集、整理本部门应归档文件材料。
– 编制《档案移交清册》，详细列明文件题名、文号、日期、责任者、页数等。
– 经部门负责人审核签字后，连同文件材料及清册一并移交档案管理执行部门。
– 档案管理执行部门对移交的档案进行清点核对，确认无误后，双方在移交清册上签字盖章，各存一份备查。不符合要求的，应退回原部门补充完善。
3.3 档案的整理与编目
3.3.1 分类：档案管理执行部门依据《档案分类方案》对接收的档案进行科学分类。
3.3.2 立卷/组卷：遵循文件材料的形成规律和有机联系，保持其历史原貌。纸质档案一般以“件”为单位进行整理，也可根据实际情况组立案卷。
3.3.3 排序：案卷内文件按事由结合时间等因素系统排列；卷宗按全宗内分类方案和目录号顺序排列。
3.3.4 编号：赋予每份文件或案卷唯一的档号。
3.3.5 编目：编制档案目录（如案卷目录、卷内文件目录、专题目录等），著录档案信息，实现对档案内容的准确揭示。目录数据应录入档案管理系统。
3.3.6 技术处理：对档案进行除尘、裱糊、消毒等保护性技术处理。档案装具应符合国家标准。
3.4 档案的保管与保护
3.4.1 库房管理：
– 档案库房应坚固、安全，具备防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防尘、防光、防有害气体、防高温等“九防”条件。
– 配备必要的温湿度调控设备、消防器材、监控报警系统等，并定期检查维护。
– 库内温湿度应控制在规定范围内（温度14-24℃，相对湿度45-60%）。
– 严格执行库房出入管理制度，非档案工作人员未经许可不得入内。
– 库内严禁烟火，禁止存放易燃易爆及与档案无关物品。
3.4.2 档案实体管理：
– 档案应按类别、保管期限、年度等有序上架存放，排列科学，标识清晰。
– 定期对馆藏档案进行检查、清点，发现问题及时处理。
– 对破损、褪变档案应及时进行修复或复制。
3.4.3 特殊载体档案保管：
– 声像档案应垂直存放于防磁、防尘、避光的专用装具中，定期倒带、清洁。
– 电子档案应存储于可靠的介质上，定期检测、迁移、备份，确保其长期可读可用。备份数据应异地存放。
3.5 档案的鉴定与销毁
3.5.1 鉴定：档案管理执行部门定期组织档案鉴定工作小组（由机构领导、档案人员、业务骨干等组成），对保管期满的档案进行价值鉴定，确定其继续保管或销毁的意见。
3.5.2 销毁：
– 对经鉴定确认无保存价值的档案，编制《档案销毁清册》，详细注明档号、题名、数量、形成时间等。
– 销毁清册须经档案管理领导小组审批，并报上级主管部门（如适用）备案。
– 档案销毁时，必须有两人以上监销，确保档案信息不外泄。电子档案销毁应彻底清除数据，确保无法恢复。
– 销毁工作完成后，监销人在销毁清册上签字确认，销毁清册永久保存。
– 严禁任何部门和个人擅自销毁档案。
3.6 档案的利用服务
3.6.1 利用原则：在确保档案安全和保密的前提下，积极开发档案信息资源，为本机构工作及社会提供服务。
3.6.2 利用方式：提供阅览、复制、咨询、出证、外借（严格控制）等服务。
3.6.3 利用权限与程序：
– 内部员工因工作需要查阅档案，需填写《档案利用申请单》，经本部门负责人及档案管理部门负责人审批。
– 查阅涉密档案，须按保密规定履行更严格的审批手续。
– 外部单位或个人查阅已开放档案，需持单位介绍信及有效身份证件，经档案管理领导小组批准。
– 利用者应遵守阅览室规定，爱护档案，不得涂改、污损、抽换、拆散档案。
– 档案复制需经批准并登记，复制件应妥善保管，不得擅自传播。
3.6.4 利用登记：对每次档案利用情况（利用者、利用时间、利用内容、利用目的等）进行详细登记。
3.6.5 信息公开：对符合开放条件的档案，应按规定逐步向社会开放。
3.7 涉密档案管理
3.7.1 严格执行国家保密法律法规及本机构保密制度。
3.7.2 涉密档案应单独存放，并采取特殊的安全防护措施。
3.7.3 涉密档案的知悉范围、查阅、复制、摘抄、销毁等均需严格按照保密等级和审批权限执行。
3.7.4 涉密电子档案的存储介质、信息系统、网络传输等应符合保密要求。
第四部分：档案信息化建设
4.1 系统建设
推广使用符合国家标准和行业规范的档案管理系统，实现档案目录管理、全文检索、在线审批、统计分析等功能。系统应具备良好的安全性、稳定性和可扩展性。
4.2 数字资源建设
4.2.1 对具有重要价值和频繁利用的纸质档案，有计划地进行数字化扫描，形成数字副本。数字化过程应确保图像质量和信息完整。
4.2.2 加强电子文件的收集、归档和管理，确保其真实性、完整性、可用性和安全性。优先接收原生电子文件。
4.2.3 建立数字档案资源库，规范元数据著录，实现数字资源的有效整合与共享。
4.3 信息安全
4.3.1 档案信息系统及数字档案资源应建立严格的安全管理制度，包括用户权限管理、数据备份与恢复、病毒防范、入侵检测、物理安全等。
4.3.2 定期对系统和数据进行安全评估和漏洞扫描。
4.3.3 涉密档案信息系统应按国家保密规定进行建设和管理。
第五部分：监督、考核与奖惩
5.1 监督检查
档案管理执行部门有权对各部门的档案工作进行定期或不定期的监督检查，对发现的问题及时提出整改意见。
5.2 考核评价
将档案工作纳入各部门及相关人员的年度绩效考核范围。考核内容包括归档及时性、完整性、规范性，以及对档案制度的执行情况等。
5.3 奖励与惩处
5.3.1 对在档案工作中做出突出贡献的部门和个人，给予表彰和奖励。
5.3.2 对违反本细则，造成档案丢失、损毁、泄密等严重后果的，依据相关规定追究责任人责任；构成犯罪的，移交司法机关处理。
第六部分：附则
6.1 本细则由本机构档案管理执行部门负责解释。
6.2 本细则未尽事宜，参照国家及上级主管部门的有关规定执行。若国家法律法规或上级规定有新调整，本细则将作相应修订。
6.3 本细则自发布之日起生效。原有相关规定与本细则不一致的，以本细则为准。
篇三：《档案管理制度细则》
引言：档案——机构记忆的基石
档案是机构在各项活动中形成的具有保存价值的原始记录，是机构运营的“活化石”和“智慧库”。规范档案管理，对于传承机构文化、支持战略决策、规避运营风险、维护合法权益、提升管理效率具有不可替代的作用。本《档案管理制度细则》旨在为本机构档案工作提供一套系统化、标准化、可操作的行动指南。
第一模块：档案管理的核心理念与目标
- 核心理念：
- 价值导向：以档案的凭证价值、参考价值和历史价值为核心，服务于机构当前工作和长远发展。
- 全程管理：将档案管理贯穿于文件从形成、流转、办理到归档、保管、利用和处置的全生命周期。
- 安全第一：把档案实体安全和信息安全放在首位，确保档案的原始性、完整性和机密性。
- 便捷高效：在确保安全的前提下，最大限度地简化利用程序，提高档案信息服务的效率和质量。
- 全员参与：档案工作是全体员工的共同责任，培养全员档案意识，形成齐抓共管的良好局面。
- 管理目标：
- 制度健全：建立并持续完善科学、规范的档案管理制度体系。
- 资源完整：确保应归档的文件材料应收尽收、完整无缺。
- 管理规范：实现档案收集、整理、保管、利用等各环节的标准化和规范化。
- 利用高效：档案信息资源得到充分开发和有效利用，为各项工作提供有力支持。
- 队伍专业：建设一支政治合格、业务精通、作风过硬的档案管理队伍。
- 设施达标：档案库房、设备设施符合国家相关标准和安全要求。
- 技术先进：积极应用现代信息技术，提升档案管理和服务的现代化水平。
第二模块：组织架构与权责体系
- 最高决策层：
- 机构主要负责人是档案工作的第一责任人，对本机构档案工作负总责。
- 设立档案工作委员会（或类似决策机构），由主管领导牵头，相关部门负责人组成，负责审定档案工作重大事项、方针政策、发展规划，协调解决跨部门问题。
- 档案管理执行机构（如：档案室/档案中心/综合办公室档案岗）：
- 规划与制度建设：制定档案工作发展规划、年度计划及各项具体管理制度和操作规程，并组织实施和监督检查。
- 业务指导与培训：对各部门文件立卷归档工作进行业务指导、培训和督促，推广先进的档案管理方法和技术。
- 档案实体与信息管理：
- 接收与征集：统一接收各部门移交的档案，并根据需要征集散存于机构内外的重要档案资料。
- 整理与编目：对接收的档案进行科学分类、系统整理、准确编目，编制检索工具。
- 保管与保护：负责档案库房的日常管理，落实“九防”措施（防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防高温、防强光、防尘、防有害气体），确保档案实体安全。对特殊载体档案（如声像、电子档案）进行专门保管。
- 鉴定与销毁：组织开展档案价值鉴定工作，对失去保存价值的档案按规定程序进行销毁。
- 档案利用服务：
- 建立便捷的档案查阅利用通道，提供档案阅览、复制、咨询、出证等服务。
- 开展档案信息资源的深度开发，如编制专题汇编、大事记、组织沿革等。
- 档案信息化建设：负责档案管理系统的选型、建设、维护和升级；组织开展档案数字化工作；管理数字档案资源，确保其安全与长期可用。
- 统计与报告：负责档案工作的各项统计，定期向上级和档案工作委员会报告工作情况。
- 文件形成部门/项目团队：
- 源头责任：各部门负责人为本部门文件材料形成、积累、整理和归档工作的第一责任人。
- 指定联络员：各部门应指定一名兼职档案联络员，具体负责本部门文件材料的收集、日常保管、预整理及与档案管理执行机构的移交对接工作。
- 确保质量：保证本部门形成的文件材料真实、完整、准确、系统，载体和书写材料符合耐久性要求。
- 及时归档：严格按照机构规定的归档范围和时限，向档案管理执行机构移交档案，并办理规范的交接手续。
- 配合工作：积极配合档案管理执行机构开展的档案检查、鉴定、利用等工作。
- 全体员工：
- 增强档案意识，自觉维护档案的完整与安全。
- 在职务活动中形成的文件材料，应按规定程序办理和归档，不得擅自留存、隐匿或销毁。
- 人员调离、辞职或退休前，必须将其经手或保管的全部职务文件材料清理移交，方可办理离职手续。
第三模块：档案生命周期管理细则
- 文件的形成与前端控制：
- 规范制文：推行标准化的公文格式和处理流程，确保文件要素齐全、签批完整、版本清晰。
- 过程记录：重要会议、重大活动、重点项目等应有专人负责记录，形成完整的过程性文件材料。
- 电子文件管理：电子文件的形成应符合国家标准，推广使用开放性、标准化的文件格式。电子文件应与其元数据同步创建和管理，确保其真实性、完整性、可用性和安全性得到保障。
- 材料选用：纸质文件应采用耐久性好的纸张、墨水等书写材料。
- 档案的收集与归档：
- 归档范围的动态管理：档案管理执行机构应会同各业务部门，根据机构职能变化和业务发展，定期修订《文件材料归档范围和文书档案保管期限表》（或类似文件），明确界定各类文件材料是否归档以及归档后的保管期限（永久、长期（如30年/50年）、短期（如10年））。
- 归档节点与时限：
- 日常行政和业务文件：一般于次年第一季度内完成整理归档。
- 项目档案：项目竣工验收或终止后1-3个月内归档。
- 科研档案：课题结题或成果鉴定后1-3个月内归档。
- 会计档案：按会计法规执行，通常在会计年度终了后由会计部门整理保管一定年限再移交档案部门。
- 设备仪器档案：随机文件在设备开箱验收时即归档，运行维护记录定期归档。
- 人事档案：随人员入职、变动、离职等实时更新和归档。
- 声像、实物档案：形成后及时归档，并附详细文字说明。
- 归档质量标准：
- 齐全性：应归档的文件材料无遗漏，特别是重要文件的正本、定稿、批复、附件、背景材料等。
- 完整性：文件内容完整，手续完备（如签字、盖章、日期）。
- 准确性：文件信息真实准确，无错漏。
- 规范性：文件书写、打印清晰，图样规整，禁用易褪色、易腐蚀的书写材料。电子文件格式规范，元数据完整。
- 归档流程与手续：
- 文件形成部门（或兼职档案员）对本部门形成的应归档文件材料进行系统整理（区分年度、问题、项目等），剔除重复件、暂存件、无保存价值的材料。
- 编制《档案移交目录》（一式两份或三份），详细列明文件题名、文号、责任者、形成日期、页数/件数、密级、保管期限等信息。
- 经部门负责人审核签字后，将整理好的档案实体连同移交目录提交档案管理执行机构。
- 档案管理执行机构对移交的档案进行逐项核对验收，确认符合归档要求后，双方在移交目录上签字盖章，办理交接手续。不合格的应退回原部门限期整改。
- 档案的整理与组织：
- 分类方案：采用符合机构特点并遵循国家标准的档案分类法（如按组织机构、问题、年度、项目等结合），确保分类体系科学、稳定、易用。
- 系统排列：在分类基础上，根据文件材料的内在联系和形成规律进行系统排列，如按问题结合时间顺序、重要程度等。
- 组件/立卷：根据档案的自然形成规律和有机联系，以“件”为基本单位整理，或将密切相关的若干文件组合成“卷”。
- 档号编制：为每一份文件（或案卷）赋予唯一的、结构化的档号（如：全宗号-类别号-年度-保管期限代码-件号/卷号），档号具有标识和检索功能。
- 目录编制：编制案卷目录、卷内文件目录、专题目录、索引等检索工具。目录著录应准确、规范、详尽，充分揭示档案内容。目录数据应及时录入档案管理系统。
- 装具与裱糊：采用无酸、耐久的档案盒、卷皮等装具。对破损、虫蛀、字迹褪变的档案，应及时进行专业修复、裱糊或复制。
- 档案的保管与安全防护：
- 库房环境标准：档案库房应专用，严格控制温湿度（参考：温度14℃-24℃，湿度45%-60%），保持空气洁净，避免阳光直射。
- “九防”设施：配备并定期维护消防（如气体灭火系统、感烟探测器、灭火器）、防盗（如监控、红外报警、坚固门窗）、温湿度调控（空调、除湿机、加湿器）、防虫防鼠（药品、粘板）、防尘（空气净化、密封柜架）等设施。
- 安全巡查与应急预案：建立库房安全日查、周查、月查制度，记录巡查情况。制定档案安全应急预案（火灾、水浸、失窃等），并定期组织演练。
- 出入库管理：严格执行库房出入登记制度，非档案工作人员未经批准不得擅入。库内严禁吸烟、饮食、存放易燃易爆及私人物品。
- 特殊载体档案保护：
- 照片与底片：低温、避光、防潮、防有害气体，使用无酸套袋和盒具。
- 录音录像带/光盘：防磁、防尘、防高温、防划伤，定期检测、倒带（磁带）、转存。
- 电子档案：存储于可靠的服务器或专用存储设备，建立多重备份（本地、异地、离线），定期进行数据校验、格式迁移和技术更新，确保长期可读。
- 档案的鉴定与处置：
- 定期鉴定：档案管理执行机构应定期（如每3-5年）组织成立档案鉴定工作小组（成员包括机构领导、档案专家、相关业务部门代表），对保管期满或失去现实意义的档案进行价值鉴定。
- 鉴定标准：依据国家相关规定和机构实际，从档案的凭证作用、信息含量、历史意义、稀缺性等方面进行综合评估。
- 处置意见：鉴定结论可分为继续保管（延长保管期限）、开放、控制使用、解密、销毁等。
- 销毁程序：
- 对确定销毁的档案，编制《档案销毁清册》，详细记录档号、题名、形成时间、原保管期限、数量等。
- 销毁清册须经档案鉴定小组审核，并报机构主管领导及档案工作委员会批准。重要档案的销毁可能还需报上级主管或档案行政管理部门备案。
- 销毁时必须两人以上监销，确保档案不失控、不泄密。纸质档案应化浆或粉碎，电子档案应彻底删除并物理销毁载体（如需）。
- 销毁后，监销人在销毁清册上签字确认，销毁清册永久保存。
- 严禁擅自销毁：任何部门和个人不得未经法定程序擅自销毁档案。
- 档案的利用与服务：
- 服务宗旨：在遵守保密规定的前提下，最大限度地满足机构内部工作需要和社会公众的合理需求。
- 开放与控制：制定档案开放鉴定标准和程序，对符合开放条件的档案，按规定向社会开放。对涉及国家秘密、商业秘密、个人隐私的档案，严格控制利用范围和权限。
- 利用途径：
- 阅览：在指定阅览室提供档案原件或复制件查阅。
- 复制：经批准后，可提供档案复印、扫描、拍照等服务。复制件应注明来源，并按规定管理。
- 咨询：提供档案信息咨询，解答利用者疑问。
- 出证：依据档案记载，为有关单位和个人出具档案证明材料。
- 外借：原则上档案不外借。确因特殊工作需要，须经严格审批，限定时间，并办理借阅手续。
- 利用流程：
- 利用者填写《档案利用申请表》，注明利用目的、范围等。
- 按档案的密级和内容，由相应权限的负责人审批（如部门领导、档案部门负责人、主管领导）。
- 档案管理人员提供档案或信息，并进行利用登记。
- 利用者遵守阅览规定，爱护档案，用毕及时归还。
- 知识产权保护：在档案利用中，应注意保护档案所涉及的知识产权。
- 信息开发：主动开展档案信息编研工作，如编制大事记、组织沿革、专题汇编、数据库等，提升档案信息附加值。
第四模块：档案信息化建设与数字资源管理
- 规划与投入：将档案信息化纳入机构信息化总体规划，保障经费、技术和人才投入。
- 系统平台：建设或选用符合国家标准、功能完善、安全可靠的档案管理信息系统，支持档案目录、原文、多媒体信息的管理与利用。
- 数字资源建设：
- 存量数字化：对馆藏纸质档案中有重要价值、利用频繁的部分，进行高质量数字化扫描，形成数字副本。
- 增量电子化：积极推进电子文件直接归档，从源头上实现档案的电子化。推广电子公文、电子签章等应用。
- 元数据标准：建立规范的元数据方案，确保数字档案的可发现、可理解、可管理。
- 数字档案长期保存：
- 存储策略：选择稳定、可靠的存储介质和技术，建立在线、近线、离线相结合的存储体系。
- 备份与恢复：制定并严格执行数据备份计划（如每日增量备份、每周全量备份），确保备份数据异地存放，并定期进行恢复演练。
- 格式迁移与技术更新：定期评估数字档案格式的可用性，对过时格式及时进行迁移转换。关注存储技术和软硬件发展，适时进行系统升级和设备更新。
- 信息安全保障：
- 权限管理：建立严格的用户认证和权限控制机制，确保不同用户对档案信息的访问权限。
- 访问审计：记录所有对档案信息系统的访问和操作行为，以便追踪和审计。
- 网络安全：采取防火墙、入侵检测、病毒防护等措施，防范网络攻击和恶意代码。
- 涉密数字档案管理：涉密数字档案的存储、传输、处理必须符合国家保密规定，采用加密、物理隔离等技术。
第五模块：监督、评估与持续改进
- 内部监督：档案管理执行机构定期对各部门档案工作进行检查和指导，发现问题及时纠正。
- 外部审计：必要时可邀请上级档案行政管理部门或第三方专业机构对本机构档案工作进行评估和审计。
- 绩效考核：将档案工作成效纳入相关部门和人员的绩效考核体系，明确奖惩。
- 责任追究：对因工作失职、渎职导致档案损毁、丢失、泄密的，依法依规追究相关人员责任。
- 制度更新：根据国家法律法规变化、机构发展和技术进步，定期对本细则进行评审和修订，确保其适应性和有效性。
- 培训与交流：定期组织档案业务培训，提高全体员工特别是档案工作人员的专业素养。加强与同行间的学习交流。
结语：传承历史，启迪未来
本《档案管理制度细则》是本机构档案工作的行动纲领。全体员工应深刻理解其重要性，认真学习，严格遵守，共同努力，不断提升本机构档案管理水平，使档案更好地服务于机构的持续健康发展。
