为规范行政采购行为，提高资金使用效益，防范廉政风险，建立一套科学、严谨的《行政采购管理制度》至关重要。该制度旨在明确采购流程、划分权责、控制成本并确保采购活动的“公开、公平、公正”，是保障组织高效、廉洁运行的基石。本文将从不同侧重点与结构出发，提供数篇详尽的《行政采购管理制度》范文，以供参考与直接应用。
篇一：《行政采购管理制度》
第一章 总则
第一条 目的与依据
为规范本单位行政采购管理，提高采购效率与资金使用效益，确保采购物品的质量，降低采购成本，并有效防范采购过程中的各类风险，根据国家相关法律法规及本单位财务管理规定，特制定本制度。
第二条 定义
本制度所称行政采购，是指本单位为满足日常办公、运营管理和项目实施需要，使用各类资金（包括但不限于财政拨款、自有资金、专项资金等）采购货物、工程和服务的行为。
（一）货物类：指办公设备、办公用品、专用设备、家具、物料、交通工具等有形产品。
（二）工程类：指办公场所的修缮、改造、装修及其他小型基建工程。
（三）服务类：指会议服务、物业管理、法律咨询、信息技术服务、印刷、安保、培训等。
第三条 适用范围
本制度适用于本单位所有部门及全体员工发起的，使用单位资金进行的各类采购活动。凡涉及本单位的采购行为，均须严格遵守本制度规定。
第四条 基本原则
（一）计划先行原则：凡采购项目，必须编制采购计划与预算，并按规定程序报批后方可实施。严禁无计划、超预算采购。
（二）归口管理原则：行政管理部门是本单位采购工作的归口管理部门，负责采购制度的建设、采购活动的组织协调与监督管理。各需求部门、财务部门、使用部门等应协同配合。
（三）公开、公平、公正原则：采购过程应保持高透明度，确保所有符合条件的供应商享有平等的竞争机会，严禁任何形式的歧视、排斥和利益输送。
（四）效益最大化原则：在满足需求、保证质量的前提下，力求以最合理的成本获得最佳的综合效益，实现“性价比”最优。
（五）廉洁自律原则：所有参与采购工作的人员必须恪守职业道德，廉洁奉公，严格遵守廉政纪律，不得利用职务之便谋取私利。
第二章 组织机构与职责
第五条 采购领导小组
单位成立采购领导小组，作为采购工作的最高决策机构。
（一）组成：由单位主要领导、分管行政领导、财务负责人、纪检监督部门负责人及行政管理部门负责人组成。
（二）职责：
- 审定本单位年度采购预算与重大采购计划。
- 审批达到规定金额上限的重大、重要采购项目。
- 决策采购工作中的重大事项，如选择特殊采购方式、处理重大采购争议等。
- 对单位整体采购工作的合规性、有效性进行监督指导。
第六条 行政管理部门（采购执行机构）
行政管理部门是本单位采购工作的日常管理与执行机构。
（一）职责：
- 负责本制度的日常解释、执行与修订建议。
- 汇总、审核各部门提交的采购需求，并编制单位年度采购计划草案。
- 组织实施采购活动，包括发布采购信息、组织评审、确定成交供应商等。
- 负责供应商信息库的建立、维护与管理。
- 负责采购合同的草拟、审核与签订跟进。
- 协调采购验收工作，办理相关资产登记手续。
- 负责采购档案的收集、整理与归档。
第七条 需求部门
需求部门是采购项目的发起方和最终使用方。
（一）职责：
- 根据业务需要，提出明确、具体、合理的采购需求，填写《采购申请表》，并对需求的真实性、合规性负责。
- 编制采购项目的技术参数、服务要求等实质性要求。
- 参与采购项目的评审、供应商考察和技术谈判。
- 负责组织或参与采购项目（尤其是专业性强的项目）的验收工作，并出具验收报告。
- 反馈采购物品或服务的使用情况。
第八条 财务部门
财务部门是采购活动的资金管理与支付审核部门。
（一）职责：
- 审核采购预算的合规性与资金来源的落实情况。
- 对采购合同中的支付条款进行审核。
- 根据审核无误的合同、发票、验收单等凭证，办理资金支付手续。
- 参与采购成本分析，对采购资金使用情况进行监督。
第九条 纪检监督部门
纪检监督部门负责对采购全过程进行监督。
（一）职责：
- 对采购制度的执行情况进行监督检查。
- 参与重大采购项目的开标、评审等关键环节的现场监督。
- 受理关于采购过程中的违规违纪行为的投诉和举报，并进行调查处理。
第三章 采购方式与流程
第十条 采购方式的确定
行政管理部门应根据采购项目的性质、金额以及市场情况，选择适当的采购方式。
（一）公开招标：采购金额达到规定标准（例如：单项或批量采购金额在人民币XX万元及以上）的货物、服务和工程项目，应采用公开招标方式。
（二）邀请招标：采购金额达到公开招标标准，但因情况特殊，符合条件的潜在供应商数量有限，或采用公开招标方式的费用占项目总价值比例过大的，经采购领导小组批准，可采用邀请招标方式。
（三）竞争性谈判/磋商：采购金额未达到公开招标标准，但高于询价采购标准（例如：人民币X万元至XX万元之间），或技术复杂、需求难以精确表述的项目，可采用此方式。
（四）询价采购：采购金额较小（例如：人民币X万元以下），且规格、标准统一的通用货物或服务，可采用询价方式，向三家及以上供应商询价后，选择报价最低且满足需求的供应商。
（五）单一来源采购：因特殊原因只能从唯一供应商处采购的，如专利、专有技术、原厂配件或服务延续等，需提交充分的论证报告，经采购领导小组审批后，方可采用此方式。
（六）直接采购：对于单次采购金额极低（例如：人民币X千元以下）的零星、紧急办公用品或服务，可由需求部门在授权范围内直接采购，事后凭合规票据报销，但需纳入部门预算管理。
第十一条 采购流程
（一）需求提出与审批：
- 需求部门填写《采购申请表》，详细说明品名、规格、数量、技术参数、预算金额、建议采购方式及理由、使用时间等，部门负责人签字确认。
- 采购申请按审批权限逐级审批。一般项目由行政管理部门负责人和分管领导审批；重大项目需提交采购领导小组审批。
（二）采购实施： - 行政管理部门根据批准的申请，选择合适的采购方式组织采购。
- 若采用招标、谈判等方式，需组建评审小组。评审小组一般由行政管理部门代表、需求部门代表、财务部门代表以及相关技术专家（可外聘）组成，人数为单数。
- 评审小组根据预设的评审标准（如价格、技术、服务、资质等），对供应商的响应文件进行评审，并推荐成交候选人。
- 行政管理部门根据评审结果，确定最终成交供应商，并进行结果公示（如需要）。
（三）合同签订： - 行政管理部门根据采购结果，与成交供应商协商并草拟采购合同。
- 合同文本需经需求部门（技术条款）、财务部门（支付条款）和法务（或法律顾问）会签审核。
- 按单位合同管理规定，履行合同审批程序后，由法定代表人或其授权代理人与供应商签订正式合同。
（四）履约验收： - 供应商按合同约定交付货物、完成工程或提供服务。
- 需求部门（或使用部门）为验收主体，行政管理部门、财务部门等协同参与。对于大型或复杂项目，可邀请外部专业机构或专家参与验收。
- 验收小组对照合同条款、技术参数等，对交付成果进行严格检验。验收合格后，由验收各方共同签署《验收报告》。若不合格，应要求供应商整改或按合同约定处理。
（五）付款结算： - 供应商凭有效合同、发票、《验收报告》等资料，向财务部门申请付款。
- 财务部门审核相关单据的完整性、合规性和一致性，确认无误后，按合同约定的支付方式和进度办理付款手续。
（六）资料归档：
采购活动结束后，行政管理部门负责将采购申请、审批文件、采购过程文件、合同、验收报告、支付凭证复印件等全套资料整理成册，归档保存。
第四章 监督与问责
第十二条 内部监督
单位内部审计或纪检监督部门定期或不定期对采购活动进行抽查和专项审计，重点检查采购程序的合规性、采购价格的合理性、采购合同的履行情况等。
第十三条 责任追究
在采购活动中，如有以下行为之一的，将视情节轻重，对相关责任人进行内部通报批评、经济处罚、岗位调整等处理；构成违纪的，移交纪检监督部门处理；涉嫌犯罪的，移交司法机关处理：
（一）未经批准，擅自采购或超预算、超标准采购的。
（二）化整为零或以其他任何方式规避规定采购方式的。
（三）在采购过程中与供应商恶意串通，或接受贿赂、回扣、有价证券、礼品等不正当利益的。
（四）向他人泄露应当保密的采购信息的。
（五）在采购活动中弄虚作假，损害单位利益的。
（六）因工作失职，导致采购物品质量低劣、价格虚高或造成其他重大损失的。
第五章 附则
第十四条 紧急采购
遇有严重自然灾害、重大事故或其他不可预见的紧急情况，为避免造成更大损失，可启动紧急采购程序。经单位主要领导批准后，可简化流程，直接指定供应商进行采购，但事后必须在三个工作日内补办相关手续，并向采购领导小组书面报告情况。
第十五条 制度解释与修订
本制度由行政管理部门负责解释。随着国家政策和单位情况的变化，行政管理部门可适时提出修订建议，报采购领导小组审议批准后执行。
第十六条 生效日期
本制度自发布之日起施行。原相关规定与本制度不符的，以本制度为准。
篇二：《行政采购管理制度》
(注重效率、数字化与供应商管理的现代化范本)
1.0 宗旨与核心原则
1.1 制度宗旨
本制度旨在通过建立一套以数字化平台为支撑、以价值创造为导向、以高效敏捷为特征的现代化行政采购管理体系，全面提升本公司采购活动的效率、透明度与战略价值，确保每一笔采购都能为公司的运营发展提供最佳支持。
1.2 核心原则
- 阳光透明原则：所有非涉密采购活动信息，包括需求、流程、结果等，均在内部采购管理平台对相关权限人员可见，实现全流程可追溯，杜绝信息孤岛与暗箱操作。
- 效率优先原则：最大限度简化流程、减少人工干预，通过线上审批、电子签约、自动化寻源等手段，缩短采购周期，快速响应业务需求。
- 价值驱动原则：采购决策不唯“最低价论”，综合考量质量、服务、交付周期、供应商长期合作价值等因素，追求总体拥有成本（TCO）最优。
- 数据决策原则：依托采购管理平台，沉淀采购数据，通过数据分析优化采购策略、评估供应商绩效、预测采购需求，实现精细化管理。
2.0 组织架构与权责（矩阵式管理）
2.1 采购决策委员会（PDC）
- 定位：战略决策层。由首席运营官、首席财务官、首席技术官及核心业务部门负责人组成。
- 职责：审批年度采购战略与预算；批准重大项目（如单笔金额超过XX万元）的采购立项与最终方案；裁决跨部门采购争议。
2.2 集中采购中心（CPC）
- 定位：专业执行与赋能中台。隶属于行政或供应链管理部。
- 职责：
- 管理与维护公司级采购管理平台。
- 建立和维护“优选供应商库”，对供应商进行分级分类管理和动态绩效评估。
- 负责通用物资、大宗物料及服务的集中采购（框架协议采购）。
- 为业务部门的专项采购提供流程指导、寻源支持和专业谈判协助。
- 制定并发布标准化的采购模板（如需求单、合同范本）。
2.3 业务部门（BU）
- 定位：采购需求方与执行主体。
- 职责：
- 在采购管理平台提交详细、准确的采购需求，并对需求的合理性负责。
- 对于授权范围内的非集中采购项目，可在“优选供应商库”内自主选择供应商并发起采购。
- 主导专业性强的采购项目的技术规格制定与技术评审。
- 作为验收第一责任人，负责采购成果的验收确认。
3.0 全流程数字化采购管理
3.1 采购需求与预算管理
- 所有采购需求必须通过线上采购管理平台发起，系统自动关联预算项目，实时校验预算余额。超出预算或无预算项目，系统将自动冻结或触发特殊审批流程。
- 需求申请单包含标准化字段与自定义字段，支持上传附件（如技术规格书、市场调研报告），确保需求信息完整、规范。
3.2 寻源与供应商选择
- 自动化寻源：对于标准品采购，系统可根据需求自动向“优选供应商库”中对应品类的多家供应商发送询价请求。
- 供应商门户：供应商可通过专属门户网站查看招标信息、在线报价、提交投标文件、查询订单与付款状态。
- 供应商智能推荐：系统根据历史采购数据、供应商绩效评分（维度包括：价格竞争力、质量合格率、交货准时率、服务响应速度等）、风险评级，为采购人员智能推荐匹配的供应商。
- 线上评审：对于需要评审的项目，评委可通过平台在线审阅投标文件、独立打分、发表评审意见，系统自动汇总结果，生成评审报告，确保过程公正。
3.3 采购执行与合同管理
- 敏捷采购：对单次金额低于X千元的小额高频采购，启用“线上商城”模式或授权员工使用公司协议供应商的电商平台直接下单，事后系统自动对账。
- 电子合同与签章：采购合同采用标准化电子模板，经线上审批流后，通过集成的电子签章服务与供应商在线签署，具备法律效力，大幅缩短签约周期。
- 订单协同：采购订单通过平台直接推送至供应商门户，供应商在线确认并反馈生产/发货计划，实现订单状态实时同步。
3.4 验收与支付自动化
- 移动验收：验收人员可通过移动端App扫描到货物料码，核对订单信息，上传现场照片，在线完成验收签收。
- 三单匹配：财务系统与采购平台打通，当系统自动校验采购订单、入库/验收单、供应商发票三者信息一致时，自动触发付款流程，进入待支付队列，极大提高支付效率。
4.0 供应商全生命周期管理
4.1 供应商准入与认证
- 潜在供应商需通过线上门户提交资质文件，采购中心（CPC）对其基本资质、财务状况、行业信誉等进行审核认证，合格后方可纳入“临时供应商库”。
4.2 供应商绩效管理
- 系统定期（如每季度）根据预设的KPI模型，自动计算供应商的绩效得分，并生成绩效报告。
- 绩效结果将直接影响供应商的评级（如战略级、优先-级、合格级、淘汰级），并作为后续订单分配、合作续约的重要依据。
4.3 供应商协同与发展
- 定期组织线上或线下供应商大会，分享公司发展战略与采购需求，听取供应商建议。
- 对于战略级核心供应商，建立长期合作伙伴关系，共同进行技术创新与成本优化。
5.0 风险控制与合规审计
- 权限管理：平台内嵌严格的权限分离机制，采购申请、审批、执行、支付等环节由不同角色担当，相互制衡。
- 审计追踪：所有操作行为均被系统记录，形成不可篡改的操作日志，支持随时审计与追溯。
- 异常预警：系统内置风险规则引擎，对异常行为（如短期内向同一供应商频繁发起小额采购、远高于市场价的报价、长期绩效差的供应商仍获得大量订单等）进行实时监控和预警，推送给监察部门。
6.0 制度的执行与优化
本制度由集中采购中心（CPC）负责解释与日常推行。公司鼓励所有员工在使用过程中提出优化建议，CPC将定期复盘采购数据与流程效率，对本制度及采购平台进行持续迭代与优化，以适应公司业务的快速发展。
篇三：《行政采购管理制度》
(侧重风险控制、合规与廉洁建设的严谨范本)
第一部分：总则与廉洁承诺
1. 目的与原则
1.1 为建立健全本机构行政采购的内部控制体系，防范和化解采购活动中的操作风险、法律风险和廉洁风险，保障国有/公司资产安全，依据《中华人民共和国招标投标法》、相关反商业贿赂法律法规及内部控制基本规范，制定本制度。
1.2 本制度的核心原则是“风险导向、全程监控、权责对等、严肃问责”。所有采购活动必须将合规与风险防范置于首位。
2. 适用范围与定义
2.1 本制度适用于本机构内所有使用财政性资金、自有资金及其他法人资产进行的货物、工程和服务采购活动。
2.2 “关键风险点”是指在采购流程中，最容易发生舞弊、滥用职权、决策失误或导致重大损失的环节。
3. 廉洁承诺与行为准则
3.1 所有参与采购工作的人员（包括但不限于需求提出人、审批人、采购执行人、评委、验收人），必须在首次参与采购工作前，签署《采购工作廉洁承诺书》。
3.2 严禁行为清单：
(a) 索取或收受供应商给予的任何形式的回扣、礼金、有价证券、支付凭证、贵重物品或任何其他形式的利益。
(b) 接受可能影响公正执行公务的宴请、旅游、健身、娱乐等活动安排。
(c) 在供应商处报销任何应由个人或单位支付的费用。
(d) 向供应商泄露任何非公开的采购信息，如标底、评委名单、其他供应商报价等。
(e) 利用职权向供应商推销产品、介绍工程或为其谋取不正当利益。
(f) 与供应商存在未申报的关联关系（如亲属、投资等），并参与与其相关的采购活动。
第二部分：岗位职责与不相容职务分离
4. 职责防火墙
为建立有效的内部制衡机制，以下岗位职责必须严格分离，原则上不得由同一人或同一部门（无内部隔离情况下）兼任：
- 需求申请 与 采购审批
- 采购执行（寻源、谈判） 与 采购审批
- 采购执行 与 合同审核（法务）
- 采购执行 与 验收确认
- 采购执行 与 财务支付
5. 关键岗位管理
5.1 采购执行岗位实行定期轮岗制度，轮岗周期最长不超过X年。
5.2 对离职的采购人员，应设定“脱密期”，在规定期限内不得代表任何供应商参与本机构的采购活动。
第三部分：采购流程中的关键风险点控制
6. 需求申报环节的风险控制
6.1 风险点：虚报需求、拆分项目规避监管、设定歧视性/排他性技术参数。
6.2 控制措施：
(a) 建立采购需求论证机制。对于金额较大或技术复杂的项目，需求部门必须提交《采购项目可行性与必要性论证报告》。
(b) 内部审计部门定期对采购项目进行抽查，核对是否存在“化整为零”的现象。
(c) 技术参数由至少两名技术人员共同拟定，并由技术负责人审核。凡涉及品牌、型号指定的，必须有详尽的、不可替代的理由说明，并提升审批层级。
7. 供应商选择与评审环节的风险控制
7.1 风险点：内定供应商、围标串标、评审专家被收买、倾向性评审。
7.2 控制措施：
(a) 供应商准入：建立严格的供应商尽职调查程序，对潜在供应商的股权结构、实际控制人、涉诉情况、商业信誉等进行背景核查。
(b) 利益冲突申报：所有参与评审的人员，必须在评审前签署《无利益冲突声明》，主动申报与参评供应商是否存在关联关系，存在关联的必须回避。
(c) 评委库制度：建立内外部专家评委库，重大项目评委从库中随机抽取，并严格保密名单。
(d) 评审过程监督：纪检监察或内部审计人员必须对重要项目的开标、评审现场进行监督，过程应有录音录像。
(e) 废标机制：在评审过程中如发现供应商存在串通报价等重大违规嫌疑，评审委员会有权作出废标处理，并上报监察部门。
8. 合同签订与执行环节的风险控制
8.1 风险点：签订“阴阳合同”、合同条款模糊或对本方不利、擅自变更合同核心条款。
8.2 控制措施：
(a) 标准化合同：推行标准合同范本，非标条款需经法务部门专项审查。
(b) 合同审查：所有采购合同必须经业务、财务、法务等多部门会签，确保权责利清晰、风险可控。
(c) 合同变更管理：任何对合同标的、金额、交付时间等核心条款的变更，必须履行与原合同同等的审批程序，并签署书面补充协议。严禁未经审批口头变更。
9. 验收与支付环节的风险控制
9.1 风险点：虚假验收、降低标准验收、未经验收即付款、超额支付。
9.2 控制措施：
(a) 多方验收：验收工作必须由需求部门、使用部门、行政（采购）部门等至少两方人员共同参与并签字确认。贵重或专业设备需有技术人员参与。
(b) 验收标准：验收必须严格依据合同约定及技术附件进行，并形成详细的《验收纪要》或《验收报告》。
(c) 支付审核：财务部门支付前，必须严格审核合同、验收单、发票等单据的一致性、完整性和真实性。对任何单据不全或信息不符的支付申请，一律予以退回。
第四部分：监督、举报与问责
10. 内部审计与监督
10.1 内部审计部门应将采购管理作为年度审计重点，定期开展专项审计或抽样审计，并向最高管理层和审计委员会报告结果。
10.2 审计发现的控制缺陷，责任部门必须限期整改；发现的违规线索，移交监察部门。
11. 举报与保护机制
11.1 设立并公布内外部均可访问的举报渠道（如专用邮箱、电话），由纪检监察部门或独立第三方直接管理。
11.2 对举报信息严格保密，并对举报人实施有效保护，严禁任何形式的打击报复。举报情况一经查实，可对举报人给予奖励。
12. 问责机制
12.1 对于违反本制度规定的行为，一经查实，将依据机构相关人事管理和纪律处分规定，对直接责任人、主管负责人和相关领导进行严肃问责，包括但不限于：诫勉谈话、通报批评、扣减绩效、降职、免职、解除劳动合同等。
12.2 对给机构造成经济损失的，依法追究其赔偿责任。
12.3 涉嫌违反党纪政纪或刑事犯罪的，坚决移送纪检监察机关或司法机关处理。
12.4 对发生重大违规采购案件的部门，将追究该部门主要负责人的管理责任。
第五部分：附则
13. 制度的解释与生效
本制度由纪检监察部门会同内部审计部门、行政管理部门负责解释，经本机构最高决策机构批准后生效。
